Мифы и реальность аутсорсинга печати.

Заголовок статьи, нужно признать, не отличается оригинальностью, по форме. Однако ,по сути, лучшего, чтобы раскрыть тему и не подберёшь.

Потому что, аутсорсинг офисной печати с одной стороны  - это современный эффективный бизнес-инструмент, с другой стороны , существует множество мифов (неверных, искажённых толкований) , которые не позволяют потребителям по достоинству оценить данных продукт.

Нужно отметить, что все положения данной статьи основаны исключительно  на практическом опыте автора и всей команды компании КОМПУТЕРРА  по внедрению аусторсинга печати на протяжении нескольких лет.

Следуя законам жанра, вначале дадим определения.

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании (Аутсорсеру), действующей в нужной области

Аутсо́рсинг офисной печати — передача в управление всей офисной печатной техники с дальнейшей установкой Аутсорсером (компанией-исполнителем) своего печатного оборудования. При этом Заказчик  оплачивает каждую напечатанную (скопированную) страницу.

Важно обратить внимание, на то, что существует (давно и успешно) некий подвид аутсорсинга – покопийный контракт , он жеполный сервисный контракт , он же FSMA (Full Service Maintenance Agreement).  Эти два продукта необходимо различать. Ибо не смотря на то, что они очень похожи, есть и значимое отличие – при FSMA  Заказчик  инвестирует собственные средства в покупку оборудования, а при аутсорсинге деньги в технику вкладывает Аутсорсер.

Тип сервиса	Собственник техники	В стоимость копии включены
		Расходные материалы и ЗИП	Ремонты, сервис, подменый фонд	Стоимость пользования техникой	Бумага
Аутсорсинг	Аутсорсер	+	+	+	-
FSMA	Заказчик	+	+	-	-

В дальнейшем изложении, для лучшего восприятия, будем называть оба продукта одним термином – аутсорсинг печати.

Аутсорсинг печати нельзя назвать новым для рынка Украины продуктом. Скорее, это услуга, которая  на сегодня пока не получила достаточного распространения в силу ряда субъективных (преимущественно) и объективных причин. При том, что в Европе, например, аустсорсинг печати это по сути стандарт «де -факто»

Однако , и в нашей стране за посление несколько лет реализовано достаточное количество внедрений, в том числе и крупных, всеукраинского масштаба. Флагманами данных проектов являются компании, которые «умеют считать деньги» - банки, финансовые учереждения, страховые компании, ритейл. Они раньше всех поняли преимущества и выгоды от внедрения аустсорсинга печати.

К сожалению, другие области – промышленность, государственный сектор, SMB и др. пока ещё «деньги считать не умеют» или не хотят :)

C точки зрения автора, одной из основных причин того, что аусорсинг печати не столь востребован, как того заслуживает, является то, что в сознании потенциальных потребителей прочно (исторически) укоренились не совсем верные (или совсем не верные)  представления о данном продукте, которые не соответствуют действительности.

Конечно, существуют и другие причины, но их освещение выходит за рамки данной статьи. Сейчас же попробуем отделить мифы от реальности, зёрна от плевел и мух от котлет :)…..

Итак, начнём….

• Миф №1.

Аутсорсиг печати  - это дорого.

Дорого потому, что:

1.   Аутсорсиг печати  - это как бы аренда и/или лизинг оборудования.Что предполагает некие постоянные платежи (они же -  постоянные издержки) и зависимость от Аутсорсера.

2.   Заправлять картриджи (как это происходит сейчас) намного дешевле, чем платить Аутсорсеру за каждую копию.

• Реальность №1.

Аутсорсиг печати  - это экономически выгодно*

*Конечно, не везде и не всегда. Целесобразность внедрения аутсорсинга в каждом конкретном случае необходимо опеределять индивидуально. Однако, там где печатают много, аутсорcинг, как правило,выгоден всегда.

1. Аутсорсиг печати  - это НЕ аренда , это НЕ лизинг и, если честно, то это и  НЕ оборудование вовсе!  Аутсорсиг печати   - это УСЛУГА.  Соответственно, услуга оплачивается Заказчиком, тогда, когда она оказана. Если услуга не оказана – она не оплачивается. Другими словами, Заказчик печатает – платит, не печатает – не платит. А значит – это переменная затрата.

И, по большому счёту, не имеет ключевого значения, на оборудовании какого производителя происходит печать. Для Закачика важно получить (получать) отпечатки:

• требуемого формата и качества
• в заданное время
• в необходимых количествах

 Относительно зависимости Заказчика от Аутсорсера.

Во-первых,  далеко не всегда речь идёт о замене всего парка. Зачастую ( но не всегда, конечно), замена устройств, которые печатают 1000-2000 копий в месяц не выгодна ни Заказчику ни Аутсорсеру. Поэтому, в таком случае предлагается аутсорсинг только на позиции  оборудования работающего с высокой нагрузкой. Насколько нагрузка является «высокой», определяется индивидуально. Однако, можно считать (условно), что  >10 000 копий А4/мес – это уже высокая нагрузка.

Если рассматривать такого рода участок, то это, как правило, одно-два-три устройства. При переходе на аутсорсинг, данная техника  никуда не девается, она просто переходит в разряд резервной. И если, что-то пойдёт не так (всякое бывает), очень быстро резервные принтера/МФУ можно оперативно вернуть на «передовую»

Во-вторых, если проект глобальный, т.е. на аутсорсинг переводится львина доля офисной печати, то в распоряжении Заказчика имеются сразу два «страховочных» инструмента. Первый - это та же схема с резервным парком. Вторая – это договорные обязательства  Аутсорсера - соглашение об уровне сервиса (SLA- service level agreement).  Аутсорсер обязан обеспечить требуемое время реакции на заявку и требуемое время закрытия заявки. То есть, если в договоре прописано, что максимальный термин восстановления работоспособности оборудования – 8 рабочих часов, так оно должно и быть. Как Аутсорсер  будет физичиески  реализовывать свои обязательства – это его вопрос. У Заказчика есть простой и эффективный способ контроля данного параметра – ежемесячный платёж, размер которого может быть ощутимо меньше, если SLA не соблюдается.

2.Что бы понять, что дешевле, а что дороже необходимо правильно всё посчитать.

При этом важно учитывать, что одной из главных целей внедрения аутсорсинга печати как раз и является СНИЖЕНИЕ затрат на изготовление печатной документации, которое достигается за счёт:

• снижения стоимости отпечатка
•  сокращение объёма печати, как следствие – снижение расхода бумаги (!)
• исключения или сокращения затрат на покупку оборудования и расходных материалов
• исключения затрат не ремонты и сервисное обслуживание оборудования.

По поводу дешёвой заправки картриджей, как правило, приводится  следующая аргументация.

При этом под  «Цена заправки картриджа» понимается некая интегральная цифра , отражающая стоимость нескольких  заправок тонером и регенераций (замен фоторецептора, ракеля и т.п.)

Например. «По кругу»  Цена заправки картриджа = 100 грн,

Номинальный ресурс^* картриджа = 2000 копий А4.

*Важно! Именно номинальный  ресурс, а не фактически сделанные отпечатки, которые,  никто не считает и количество которых зачастую ниже заявленого ресурса. Т.к. ресурс картриджа указывается производителем при 5% заполнении листа. А на практике при офисной печати имеем в среднем  - 6% -8%. То есть, фактический ресурс картриджа ниже номинального на 20%-60% (!)

Хороший показатель, но …… не достоверный .А теперь внимание, правильный ответ!

Методика расчёта стоимости копии должна включать ВСЕ затраты, которые понесены Заказчиком на организацию процесса печати документации.

Для максимальной достоверности необходимо :

•  Выбрать период. В идеале  - не менее 36 месяцев
•  Определить точное количество отпечатков. По счётчикам или по расходу бумаги, После чего, используя данные за выбраный период можно применить формулу:

 Проведя расчёты, как правило, мы получим стоимость отпечатка, которая в разы (!) превышает заявленные 5 копеек.

Вот только тогда (!), когда реальная себестоимость посчитана,  нужно смотреть, что предлагает Аусторсер. Насколько предлагаемая цена отпечатка сравнима с фактической, насколько она экономически выгодна.

Объективная оценка предложения Аутсорсера в принципе невозможна без чёткого понимания двух моментов:

• сколько Заказчик тратит на печать сейчас;
• сколько Заказчик будет тратить в ближайший год (два, три)

При этом, нужно обязательно учитывать планируемые инвестиции в покупку печатной техники и расходных материалов к ней. Ведь может быть так, что как раз наступает время обновления (модернизации, крупного ремонта) существующего парка МФУ, принтеров, сканеров. А значит, кроме «Стоимости оборудования», за которое Заказчик уже заплатил деньги, в стоимость будущих отпечатков нужно закладывать размер затрат на обновление техники, которые предстоят (а зачастую  - неизбежны) в ближайшее время.

• Миф №2.

Клиент. Вы предлагаете нам аутсорсинг печати ?

Аутсорсер. Да, это будет выгодно для Вас.

Клиент . Хорошо… А в чём подвох ?

Во всём этом должны быть (просто обязаны быть) «подводные камни», скрытая выгода аутсорсера, «сюрпризы» в договоре и  т.п. Ведь не может быт так, что, арендуя*  их новую технику, оплачивая работу их инженеров мы будем тратить меньше, чем сейчас. А сейчас у нас своя техника, которая уже почти самортизирована, свои инженеры на ставке, они сами заправляют картриджи...

• Реальность №2.

Подводных камней, подвохов и сюрпризов нет.  Всё прозрачно и подтверждается  расчётами

Если, конечно,  Вы правильно  выбрали Аутсорсера :)

Почему так ? Потому что , Аутсорсер – это узкоспециализировання компания, а значит:

 1.Аутсорсер покупает  технику  расходные материалы, ресурсные части, комплектующие и т.п. значимо дешевеле, чем конечные Заказчики.

Во-первых,  объёмы закупок Аутсорсера (по этой товарной группе) ощутимо больше, чем объёмы закупок отдельно взятого конечного  Клиента.

Во-вторых, производители оборудования, как правило, активно поддерживают  Аутсорсера, предоставляя специальные цены на оборудование, материалы и т.п.

2.Аутсорсер, кроме того, что перемещает в прострастве и времени коробки с МФУ, принтерами и картриджами, проводит ещё и инженерную работу, в результате которой получает свой «секрет рецепта Coca-Cola». Другими словами, он знает, как сделать так, чтобы техника функционировала исправно, обеспечивала требуемые качество и объём печати, потребляя при этом как можно меньше денег ( т.е. расходных материалов, времени инженеров и т.п.)

3. Один инженер Аутсорсера может эффективно обслуживать десятки (!) единиц оборудования Клиентов. Потому что, парк техники унифицирован и оптимизирован. Потому что, есть удобные он-лайн инструменты коммуникации Аутсорсер-Клиент. Потому что, инженеры Аутсорсера имеют высокую квалификацию.

P.S.* Аутсорсинг печати – это НЕ аренда оборудования, это услуга (см. Миф №1)

• Миф №3.

Аутсорсинг  - враг ИТ отдела предприятия, ведь он может отставить  без работы ИТ специалистов!

• Реальность №3.

Трудов у  ИТ отдела , конечно, поубавится. А может  оно и к лучшему ? Ведь, как правило, у  ИТ специалистов  достаточно задач более интересных (чем заправка картриджей)  и требующих  ресурсов , квалификации и внимания.

Кому-то, наверняка, отсутствие забот  по «печатке» - как гора с плеч.

Справедливости ради, нужно отметить, что внедрение аутсорсинга может коснуться узких спецов – заправщиков, если таковые  есть на предприятии.Им прийдётся, вероятно, расширить свою специализацию, или переквалифицироваться, или… поменять работу. Это возможно, но далеко не обязательно. Ведь, как указывалось выше, не всегда аутсорсингом покрывается вся потребность в печати.Зачастую остаётся парк оборудования с малыми объёмами печати, но большой по численности.И его нужно продолжать обслуживать.

• Миф №4

Аутсорсинг  - это кабала, зависимость от аутсорсера. Наш собственник предпочитает покупать печатную технику , обслуживать её самостоятельно и не от кого не зависеть.

• Реальность №4

Во-первых, подобные утверждения звучат от сотрудников компаний, как правило,  в ракурсе -«со слов собственника…» или «собсвенник сказал, что…». Скорее всего, собственник не всегда получает полную информацию об аутсорсинге печати, не может или не хочет (в силу ряда причин) объективно оценить данный продукт.

Во-вторых, очевидное, ключевое (казалось бы!!!) обстоятельство не принимается во внимание. А оно таково – деньги стоят  денег!

Принтер, МФУ  - это не станок, не технологическая линия, это не средство производства, генерирующее прибыль. Если,конечно, речь не идёт о полиграфии, рекламе и т.п.

Собственник, вкладывая деньги в непроизводственное оборудование, теряет деньги.

Как много теряет (может и не много) -  это второй вопрос. Но факт на лицо.Средства на покупку техники могут выделяться из двух источников.

Первый источник – привлечённые (заёмные) деньги. В этом случае потери очевидны – это проценты по займам.

Второй источник – собственные деньги. При таком подходе прямых потерь, конечно, нет. Однако, вместо того, что бы эти средства пустить в производство или где-нибудь выгодно «пристроить», чтобы получать прибыль или дивиденды, собственник их «замораживает». То есть, недополучает прибыль.

Безусловно, описанная выше схема очень упрощена и не учитывает  всех особенностей бухгалтерского и финансового учёта. Но  фактор стоимости денег нужно обязательно принимать во внимание при оценке целесообразности внедрения аутсорсинга печати.

 

 

 

Сергей Кохно

КОМПУТЕРРА

(Продолжение следует)